Zoeken
Webportaal 'Mijn Vf'
'Mijn Vf' is het digitale loket van het Vervangingsfonds. U kunt hier onder andere uw financiële positie bij het Vervangingsfonds inzien, declaraties indienen en de poolverantwoording opvoeren.
terug naar boven Inlogcode aanvragen
Om gebruik te maken van 'Mijn Vf' heeft u een inlogcode en paswoord nodig. Heeft u die nog niet? Stuur dan een e-mail naar ... onder vermelding van uw werkgevers-, BRIN- of AK-nummer. Voeg aan deze mail het ingevulde Excel-bestand 'Nieuwe gebruiker of nieuwe rollen 'Mijn Vf' aanvragen' toe. U krijgt dan uw wachtwoord via post toegestuurd.
De inlogcodes worden toegekend op het niveau van het bevoegd gezag (BG) en het administratiekantoor (AK). In een later stadium wordt daar het niveau van de onderwijsinstelling (OI) aan toegevoegd.
terug naar boven Handleidingen
Download de Handleidingen 'Mijn Vf'.
terug naar boven Maandverwerking (data en doorlooptijden)
Data maandverwerking 2018
Datum |
Verwerkingsmaand |
|---|---|
| 23 januari | verwerking over december |
| 20 februari | verwerking over januari |
| 20 maart | verwerking over februari |
| 24 april | verwerking over maart |
| 22 mei | verwerking over april |
| 19 juni | verwerking over mei |
| 24 juli | verwerking over juni |
| 28 augustus | verwerking over juli |
| 18 september | verwerking over augustus |
| 23 oktober | verwerking over september |
| 23 november | verwerking over oktober |
| 18 december | verwerking over november |
Doorlooptijden
- De verslagmaand is de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden. De verwerkingsmaand is de maand volgend op de verslagmaand.
- Uiterlijk de 5de werkdag van de verwerkingsmaand moet de PSA-levering door het Vervangingsfonds ontvangen zijn, ook de (eventuele) opvoer in ‘Mijn Vf’ van declaraties van extern personeel.
- Na de maandverwerking van de PSA-levering en andere gegevensleveringen, zijn de resultaten zichtbaar via 'Mijn Vf'. Denk daarbij aan de premienota (zowel Vf als Pf), een declaratie-overzicht, eventuele foutmeldingen en dergelijke.
Serviceberichten
Zodra de maandverwerking is afgerond, ontvangt u daarvan - via e-mail - een servicebericht. Overzicht van alle serviceberichten.
terug naar boven Overzicht signaalcodes
In 'Mijn Vf' vindt u in de tab 'Signalen' (via Declaraties-Overzicht Declaraties-Integraal) een overzicht van uw ingediende reguliere declaraties die zijn:
* afgekeurd, of
* nog niet vergoed kunnen worden omdat u nog extra informatie moet aanleveren.
Elk signaal heeft een eigen code. De betekenis van deze codes vindt u in de tabel 'Overzicht signaalcodes'.
Bij de signaalcodes 57 tot en met 71 is sprake van een case waarbij u binnen 8 weken extra informatie moet aanleveren. Deze cases vindt u in 'Mijn Vf' via Declaraties - Declaratie cases - Aanleveren informatie.
Na ontvangst van de gevraagde info wordt de declaratie beoordeeld en - bij akkoord - uitbetaald.
Bij de overige signaalcodes zijn uw declaraties automatisch afgekeurd.
Na eventuele correctie in de personeels- en salarisadministratie kunt u deze declaraties opnieuw aanbieden aan het Vervangingsfonds.
terug naar boven Bepalen van de functie afwezige/vervanger
Wat zegt het reglement
In Artikel 29, lid 2d van het reglement is bepaald dat de vervanger dezelfde functie moet hebben als de afwezige, met uitzondering van de vervangingsmogelijkheden benoemd in Artikel 30 van het reglement.
Bepalen van de functiecategorie
In het reglement maken we onderscheid in de functiecategorieën zoals bedoeld in Artikel 5.1 van de cao PO: leerkracht / directie / onderwijs-ondersteunend personeel. Het is belangrijk om te weten dat de functiecategorie wordt bepaald door de salarisschaal van de afwezige/vervanger, en niet door de functieomschrijving.
Het Vervangingsfonds hanteert volgende salarisschalen en functiecategorieën:
- L-schaal = OP (onderwijzend personeel)
- Numerieke schaal = OOP (onderwijsondersteunend personeel)
- D-schaal = Dir (directie)
Bepalen van de code functienaam
Aan een functie kennen wij een code functienaam toe conform de tabel code functienaam van DUO. Aan de hand van de code functienaam bepalen we vervolgens of de vervanging conform het reglement heeft plaatsgevonden.
terug naar boven Aanleveren van extra info en/of documenten
Rechtmatigheid vaststellen
Om de rechtmatigheid van een declaratie vast te stellen, hebben wij soms extra informatie en/of een (officieel) document nodig. Ontbreekt die informatie, of een deel daarvan, dan vragen we die op via ‘Mijn Vf’ onder ‘Declaratie cases’. In afwachting van de extra info houden wij de declaratie 'vast'.
Signaalcodes
Bij het opvragen van ontbrekende info maken we gebruik van signaalcodes. Een signaalcode geeft aan welke info of welk document wij nodig hebben.
Signaalcodes |
V/U |
Bijbehorende vragen en acties | |
|---|---|---|---|
| 57 | V | Wat is de functienaam en is er sprake van lesgebonden en/of behandeltaken? | |
| 59 | U | Document aanleveren: Eerste Ziektedag UWV | |
| 60 | U | Document aanleveren: Verklaring bedrijfsarts /arbodienst van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte | |
| 61 | V | Is er sprake van ketenvervanging en wat is de naam + BSN van de ketenvervanger? (Is niet meer aan de orde vanaf tijdvak januari 2017). | |
| 62 | V | Is betrokkene nog steeds ziek? | |
| 66 | V | Wat is de functienaam en heeft de vervanger een lesbevoegdheid? | |
| 70 | V | Is er sprake van RDDF-plaatsing of 2de fase sociaal plan? | |
| 71 | U | Document aanleveren: Schorsingsbesluit | |
V = vraag beantwoorden
U = document uploaden
Aanlevertermijn
Voor het aanleveren van de extra info en/of document geldt een termijn van 8 weken, te rekenen vanaf de dag waarop deze gegevens door het Vervangingsfonds zijn opgevraagd. Hebben wij de info niet ontvangen, dan wordt de betreffende declaratie definitief afgekeurd.
terug naar boven Poolverantwoording
Maandelijks overzicht
Maandelijks ontvangt u via 'Mijn Vf' een overzicht van uw pooldeclaraties. Dit overzicht vindt u in onder 'Interactief -Poolers'. Van u wordt verwacht om de bijbehorende inzetgegevens toe te voegen aan de declaratiegegevens. Daarna nemen wij de declaraties in behandeling.
Aanlevertermijn
Voor het inzenden van de poolverantwoording geldt een termijn van 3 maanden en 5 werkdagen.
terug naar boven Correcties in uw eigen bronsysteem
Foutieve/afgekeurde declaraties dient u, bij voorkeur, te corrigeren in uw eigen bronsysteem. De mutaties worden dan automatisch aangeboden bij de volgende maandverwerking. Deze werkwijze is belangrijk om mismatch tussen uw bronadminstratie en de administratie van het Vervangingsfonds te voorkomen.
