mobile menu button
  • Zoeken Zoeken
  • twitter
  • twitter
  • linked in
  • RSS
Thema's - Menu:

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met onze helpdesk

 

Webportaal 'Mijn Vf'

Wanneer moet ik de PSA-levering indienen?

Uiterlijk de 5de werkdag van de verwerkingsmaand, dit is de maand volgend op de verslagmaand, moet de PSA-levering door het Vervangingsfonds ontvangen zijn.

Hoe moet ik de poolverantwoording aanleveren via ‘Mijn Vf’?

In het menu 'Interactief' onder 'Poolers' vindt u, na de maandverwerking, een overzicht van door u gedeclareerde poolers. Deze declaraties worden nog niet uitbetaald. Van u wordt verwacht om de bijbehorende inzetverantwoording rechtstreeks te muteren in ‘Mijn Vf’ of in bulkvorm te uploaden vanuit een vervangingspoolpakket. Daarna neemt het Vervangingsfonds de declaraties in behandeling.

 

Wat betekenen de verschillende signaalcodes in de tab 'Signalen'?

In 'Mijn Vf' vindt u in de tab 'Signalen' (via Declaraties-Overzicht) een overzicht van uw ingediende reguliere declaraties die zijn:

* afgekeurd, of

* nog niet vergoed kunnen worden omdat u nog extra informatie  moet aanleveren.

 

Elk signaal heeft een eigen code. De betekenis van deze codes vindt u in de tabel 'Overzicht signaalcodes (versie 20 November 2017)'.

 

Bij de signaalcodes 57 tot en met 71 is sprake van een case waarbij u binnen 8 weken extra informatie moet aanleveren. Deze cases vindt u in 'Mijn Vf' via Declaraties - Declaratie cases - Aanleveren informatie.

Na ontvangst van de gevraagde info wordt de declaratie beoordeeld en - bij akkoord - uitbetaald.

 

Bij de overige signaalcodes zijn uw declaraties automatisch  afgekeurd.

Na eventuele correctie in de personeels- en salarisadministratie kunt u deze declaraties opnieuw aanbieden aan het Vervangingsfonds.

 

Welke documenten en/of extra info moet ik aanleveren bij 'Declaratie cases'

Dit is afhankelijk van de signaalcode. De signaalcodes 57 t/m 71 hebben betrekking op 'Declaratie cases'.

 

V = Vraag beantwoorden
U = Document uploaden

Signaalcodes

 V / U Bijbehorende vragen en acties 
 
57 V Wat is de functienaam en is er sprake van lesgebonden en/of behandeltaken?  
59 U Document: Eerste Ziektedag UWV  
60 U Document: Verklaring bedrijfsarts /arbodienst van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte  
61 V Is er sprake van ketenvervanging en wat is de naam + BSN van de ketenvervanger?

 

 

62 V Is betrokkene nog steeds ziek?  
66 V Wat is de functienaam en heeft de vervanger een lesbevoegdheid?  
70 V Is er sprake van RDDF-plaatsing of 2de fase sociaal plan?  
71 U Document: Schorsingsbesluit  

 

Het is van belang de informatie en/of documenten zo snel mogelijk aan te leveren. Hiervoor geldt een termijn van acht weken, te rekenen vanaf de dag waarop deze gegevens door het Vervangingsfonds zijn opgevraagd.

Bij wie kan ik terecht met vragen over ‘Mijn Vf’?

U kunt terecht bij onze helpdesk via 045 - 579 81 07 of ....

De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur.

Hoe vraag ik een inlogcode aan voor 'Mijn Vf'?

Wilt u een gebruikersnaam aanpassen, inloggegevens voor een nieuwe gebruiker aanvragen of nieuwe rollen voor een bestaande gebruiker aanvragen dan kan dit bij de contactpersoon van uw bevoegd gezag of bij de contactpersoon van uw administratiekantoor.

 

Via ‘Mijn Vf’, menu '+ gebruikers aanmelden' kan de contactpersoon gebruikersgegevens uploaden.

Moet ik als ERD ook inlogcodes hebben voor ‘Mijn Vf’?

Ja, als Eigen risicodrager betaalt u immers nog een (beperkte) premie aan het Vervangingsfonds én aan het Participatiefonds. De premienota’s zijn enkel beschikbaar via ‘Mijn Vf’.

Waarom moet ik voor sommige declaraties documenten en/of extra info aanleveren?

Om de rechtmatigheid van een declaratie te kunnen vaststellen, heeft het Vervangingsfonds soms aanvullende informatie nodig. De declaratie wordt in dat geval aangehouden en de benodigde informatie wordt uitgevraagd via ‘Mijn Vf’ onder ‘Declaratie cases’. Aan de signaalcode kunt u zien of u een document moet uploaden of een vraag moet beantwoorden. Zie de tabel 'Overzicht signaalcodes'.

Het is van belang de informatie en/of documenten zo snel mogelijk aan te leveren. Hiervoor geldt een termijn van acht weken, te rekenen vanaf de dag waarop deze gegevens door het Vervangingsfonds zijn opgevraagd.

Hoeveel tijd heb ik om documenten en/of extra info aan te leveren bij 'Declaratie cases'?

Hiervoor geldt een termijn van acht weken, te rekenen vanaf de dag waarop deze gegevens door het Vervangingsfonds zijn opgevraagd. Zie de aanmaakdatum in 'Mijn Vf'.

Welke eisen stelt het Vf aan een opgevraagde arboverklaring?

De arboverklaring wordt getoetst op de volgende punten:

 

  • Is er sprake van arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte?
  • Wordt de eerste ziektedag vermeld?
  • Is de verklaring van recente datum (niet ouder dan 2 maanden gelet op tijdvak declaratie)?
  • Is de verklaring opgesteld door iemand van de arbodienst?
  • Staat de naam van de afwezige op de verklaring?

 

Om ervoor te zorgen dat we alleen de noodzakelijke gegevens ontvangen en voldoen aan de AVG, hanteren we voortaan een standaardformulier Arboverklaring. 

 

De met dit formulier gevraagde gegevens zijn voldoende om aan te tonen dat betrokken medewerker ziek is. Schoolbesturen kunnen hun arbodienst of bedrijfsarts hierop wijzen via de voorbeeldbrief.

 

Wij raden u  aan bovenstaand formulier Arboverklaring te gebruiken, om vertraging in de verwerking te voorkomen. In dit formulier worden namelijk alleen de gegevens gevraagd die aangeleverd mogen en moeten worden. Een arbodienst mag een eigen formulier gebruiken, mits dat niet meer informatie bevat dan de door ons gevraagde gegevens. Medische gegevens mogen in ieder geval nooit aan het Vervangingsfonds verstrekt worden. 

Hoe bepaal ik mijn ontvangen vergoeding als ik alle declaratiedata heb geëxporteerd naar CSV?
  • Bij reguliere declaraties filteren op status B en C;
  • Bij pooldeclaraties filteren op status B en C;
  • Bij externe vervangers filteren op status B en C.
Wanneer zijn de premie- en declaratiegegevens beschikbaar?

In 2018 vindt de maandverwerking plaats op volgende data:

DatumVerwerkingsmaand 
 
23 januari verwerking over december
20 februari verwerking over januari
20 maart verwerking over februari
24 april

verwerking over maart

22 mei

verwerking over april

19 juni verwerking over mei
24 juli verwerking over juni
28 augustus verwerking over juli
18 september verwerking over augustus
23 oktober verwerking over september
23 november verwerking over oktober
18 december verwerking over november

Zodra de maandverwerking is afgerond, ontvangt u daarvan - via e-mail - een servicebericht. Vanaf dat moment kunt u via 'Mijn Vf' de resultaten inzien van de verwerking van de PSA-levering en andere gegevensleveringen. Denk daarbij aan de premienota (zowel Vf als Pf), een overzicht van de te ontvangen normvergoedingen, eventuele foutmeldingen en dergelijke.

Eigenrisicodragerschap (ERD)

Komt mijn schoolbestuur in aanmerking voor het ERD'schap?

De voorwaarden om ERD te worden zijn ten opzichte van 2018 sterk vereenvoudigd. Voor schoolbesturen die ERD willen worden per 1 januari 2019, gelden de volgende voorwaarden:

 

  1. De aanvraag moet uiterlijk op 31 oktober 2018 door het Vervangingsfonds zijn ontvangen;
  2. Bij deze aanvraag moet een verklaring zijn bijgevoegd, waaruit blijkt de PMR (of de PGMR), heeft ingestemd met de aanvraag.

 

 

 

Hoe en wanneer dien ik een verzoek in tot het verkrijgen van de status ERD?

Het Vervangingsfonds verleent het eigenrisicodragerschap jaarlijks per 1 januari. De aanvraag voor het eigenrisicodragerschap per 1 januari 2019 moet - inclusief de instemmingsverklaring van de PMR of de PGMR - uiterlijk 31 oktober 2018 door het Vervangingsfonds ontvangen zijn.


Bij positieve toetsing wordt vervolgens het eigenrisicodragerschap verleend. Heeft u hierover vragen, dan, kunt u het Reglement raadplegen of contact opnemen met de helpdesk van het Vervangingsfonds via ....


Hier kunt u het aanvraagformulier voor ERD-schap downloaden.
Stuur het ingevulde formulier met de instemmingsverklaring naar
Stichting Vervangingsfonds, Postbus 4839, 6401 JM Heerlen.
Of mail de beide documenten naar ... o.v.v. uw werkgeversnummer in de onderwerpregel.

 

Als ik kies voor eigen risicodragerschap, voor welke periode geldt dit dan?

 

Het eigenrisicodragerschap wordt in principe voor onbepaalde tijd verleend, met een mogelijkheid om dit jaarlijks op te heffen of over te stappen op één van de financiële varianten. Het schriftelijke verzoek daartoe moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen.


Als het verzoek op tijd is ingediend, wordt het eigenrisicodragerschap met ingang van 1 januari daaropvolgend opgeheven of treedt de financiële variant (als daarvoor is gekozen) in werking.

Ik kies voor ERD-schap en heb ook personeel vrijwillig aangemeld bij het Vervangingsfonds. Kan ik deze aanmelding opzeggen ?

Per 1 januari 2019 is het niet mogelijk om de vrijwillige aanmelding op te zeggen. Personeel dat eenmaal vrijwillig is aangemeld, blijft aangemeld bij het Vervangingsfonds, ook als er wordt gekozen voor het eigenrisicodragerschap.

We willen ERD worden en hebben een door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingspool. Wat gebeurt er dan met de pool?

Besturen die ERD worden kunnen geen declaraties meer indienen, dus ook geen pooldeclaraties. U kunt de vervangingspool desgewenst wel handhaven maar de hierin werkzame personeelsleden komen dan volledig voor rekening van het schoolbestuur.

Wie is namens het schoolbestuur bevoegd om een aanvraag tot ERD in te dienen?

Dit is degene die in de statuten, zoals vastgelegd in de oprichtingsakte van de KvK, is aangewezen als bevoegd persoon. Deze persoon kan op zijn of haar beurt een derde hebben gemachtigd. Uiteraard is er ook een schriftelijke toestemming van de GMR of PGMR noodzakelijk om een aanvraag tot ERD in te kunnen dienen.

Hoe moet het bestuur een aanvraag om ERD te worden indienen? Is hier een format voor?

De aanvraag kan per e-mail of per post worden ingediend. Daarbij is een instemmingsverklaring van de P(G)MR nodig.
Hier kunt u een aanvraagformulier downloaden.


E-mail het ingevulde formulier met de instemmingsverklaring van de PMR of PGMR naar ... o.v.v. uw werkgeversnummer.
Of stuur het naar Stichting Vervangingsfonds, Postbus 4839, 6401 JM Heerlen.

Binnen welke termijn neemt het Vervangingsfonds een beslissing op de ERD-aanvraag?

Binnen 8 weken na datum ontvangst van de aanvraag. Als de aanvraag niet compleet is, dan kan dit echter langer dan 8 weken duren.

Kan ik ook in een samenwerkingsverband ERD worden?

De mogelijkheid om als samenwerkingsverband (in het reglement aangeduid als ‘samenwerkende bevoegde gezagsorganen’) ERD te worden komt per 1 januari 2019 te vervallen. Er werd in de praktijk weinig gebruik van gemaakt en het bleek complex om aan de voorwaarden te voldoen. Het eigenrisicodragerschap kan per 1 januari 2019 alleen nog worden aangevraagd door individuele schoolbesturen.

Is het ook mogelijk dat besturen afzonderlijk een verzoek tot ERD'schap indienen en vervolgens samenwerkingsafspraken maken?

Het eigenrisicodragerschap kan per 1 januari 2019 alleen worden aangevraagd door individuele schoolbesturen. Het staat de besturen vervolgens vrij om onderling afspraken voor samenwerking te maken.

Wanneer moeten eventuele wijzigingen, die van invloed zijn op het ERD'schap worden doorgegeven?

Een fusie of splitsing van het bevoegd gezag kan invloed hebben op het eigenrisicodragerschap. Dit soort wijzigingen moeten uiterlijk 8 weken voordat ze ingaan worden doorgegeven aan het Vervangingsfonds.

 

Niet of niet tijdig doorgeven van deze wijzigingen kan gevolgen hebben voor de premie-inning bij uw schoolbestuur. Geef daarom de wijzigingen altijd op tijd door.

Vervanging Leerkracht

Een leerkracht is ziek. Welke vervangingsmogelijkheden biedt het Vervangingsfonds?

Het uitgangspunt is dat de vervanging het bevoegd gezag extra geld kost. Het Vervangingsfonds vergoedt, de school zorgt zelf voor vervanging.


Een leerkracht kan worden vervangen door elk ander personeelslid, mits deze beschikt over de lesbevoegdheid als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het primair onderwijs dan wel de Wet op de expertisecentra.

Wordt een leerkracht met een tijdelijke vervangingsaanstelling tijdens herfst-, kerst- of voorjaarsvakantie doorbetaald ?

Bij doorlopende vervanging kan de vervanger ook tijdens de vakantie worden betaald ten laste van het Vervangingsfonds. Dat kan niet als er andere afspraken liggen of als vóór de vakantie bekend is dat de afwezige na de vakantie het werk hervat.

Mag ik een vervangende leerkracht in de zomervakantie doorbetalen ten laste van het Vervangingsfonds ?

Ja, vervanging komt vanaf 2019 voor bekostiging in aanmerking gedurende de gehele zomervakantie.

Mag ik een zieke leerkracht laten vervangen door een ZZP’er?

 

Nee, vervanging van een leerkracht door zzp’ers wordt niet door het Vervangingsfonds bekostigd. Externe vervanging door uitzendarbeid of via payrolling komt wel voor bekostiging in aanmerking. Voorwaarde is dat het uitzendbureau of de payrollonderneming beschikt over een SNA-keurmerk.

Een zieke leerkracht laat ik vervangen door een uitzendkracht. Hoe hoog is mijn vergoeding?

De vergoeding van vervanging vindt plaats op basis van normklassen. Bij de vraag hoe hoog uw vergoeding is speelt het salaris van de uitzendkracht geen rol. De vergoeding wordt namelijk berekend op basis van het salaris van het afwezige personeelslid. Dit salaris valt onder één van de vijf normklassen met elk een normbedrag er uur. Het berekenen van de bekostiging vindt plaats door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren vervanging. Deze kunnen niet meer zijn dan het aantal uren afwezigheid.

Vervanging Onderwijsondersteunend personeel

De onderwijsassistent is ziek. Mag een leerkracht in deze vervanging worden benoemd?

Ja dat mag, vervanging van een onderwijsassistent komt voor bekostiging in aanmerking. Met ingang van 1 januari 2019 is het uitgangspunt van de functie-eis (de vervanging moet plaatsvinden door iemand met dezelfde functie als de afwezige) als voorwaarde voor bekostiging komen te vervallen.

Mag ik een conciërge vervangen door een schoonmaker die in dienst is bij hetzelfde bestuur?

Ja dat mag, deze vervanging komt voor bekostiging in aanmerking. Met ingang van 1 januari 2019 is de functie-eis (de vervanging moet plaatsvinden door iemand met dezelfde functie als de afwezige) als voorwaarde voor bekostiging komen te vervallen.

Mag de onderwijsassistent vervangen worden door een lerarenondersteuner?

 

Ja, dat mag, deze vervanging komt voor bekostiging in aanmerking. Met ingang van 1 januari 2019 is de functie-eis (de vervanging moet plaatsvinden door iemand met dezelfde functie als de afwezige) als voorwaarde voor bekostiging komen te vervallen.

Vervanging Directie

De directeur is ziek. Welke vervangingsmogelijkheden biedt het Vervangingsfonds?

Omdat met ingang van 1 januari 2019 de functie-eis is komen te vervallen, kan een directielid door ieder ander personeelslid worden vervangen, ongeacht welke functie dit personeelslid heeft.

Mag een leerkracht in dienst van het bestuur de zieke directeur vervangen?

 

Ja dat mag, deze vervanging komt voor bekostiging in aanmerking. Dit geldt voor zowel de lesgevende taken als de directietaken van de directeur.

Mag een administratieve kracht in dienst van het bestuur, de directietaken van de directeur vervangen?

Ja dat mag, deze vervanging komt voor bekostiging in aanmerking. Omdat met ingang van 1 januari 2019 de functie-eis (de vervanging moet plaatsvinden door iemand met dezelfde functie als de afwezige) is komen te vervallen, kan ook een administratieve kracht de directeur vervangen.

Vervanging Algemeen

Een ziek personeelslid wordt vervangen ten laste van het VF. Nu wordt de vervanger ook ziek. Kan ik nog een vervanger tijdelijk aanstellen?

Als de vervanger ook ziek wordt, kunt u tijdelijk nog een vervanger aanstellen ten laste van het Vervangingsfonds. Deze vervanging verwijst naar de oorspronkelijke afwezige. U heeft dan 2 vervangers op 1 afwezige. Bij herstel van de Vervangingsfonds-verzekerde afwezige of bij eerder herstel van de eerste vervanger stopt de bekostiging van vervanger 2.

Een personeelslid heeft een afspraak in het ziekenhuis. Kan ik deze dag een vervanger ten laste van het VF declareren ?

In beginsel komt een ziekenhuisafspraak niet voor bekostigde vervanging in aanmerking. Er bestaan echter veel verschillende redenen voor een ziekenhuisbezoek. Als het betrokken personeelslid in de PSA als ziek is opgevoerd, dan wordt de vervanging door het Vervangingsfonds bekostigd.

Wat houdt de normvergoeding in?

 

 

Per 1 januari 2016 is de vergoeding van vervanging op basis van normklassen ingevoerd. Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt ingedeeld in de normklasse die correspondeert met het bruto salaris dat voor dit personeelslid is vastgesteld in de cao PO.
 
De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen. In dit geval wordt de bekostiging gebaseerd op het salaris van het afwezige personeelslid. Voor vervangingspools geldt het salaris van de poolmedewerker en niet van de afwezige.

 

Tabel met normklassen en normvergoedingen

Een personeelslid is op maandag en dinsdag ziek. Mag ik een vervanger inzetten op de donderdag en vrijdag ?

Nee, de vervanging dient plaats te vinden in de periode van afwezigheid, dus op maandag en dinsdag. Dit is bepaald in artikel 12, lid 6 van het Reglement Vervangingsfonds 2019. Indien de vervanging plaatsvindt buiten de periode van afwezigheid, dan wordt dit niet door het Vervangingsfonds bekostigd.

Een vervanger is tijdelijk in dienst ivm vervanging van ouderschapsverlof. De vervangingskosten komen tlv van het schoolbestuur. Nu wordt de vervanger ziek. Mag ik deze tlv het Vervangingsfonds vervangen?

Ja. De vervanger is verplicht aangesloten bij het Vervangingsfonds en kan conform de voorwaarden van ons reglement worden vervangen.

Mag een verplicht aangesloten personeelslid tijdelijk als vervanger ten laste van het Vervangingsfonds worden ingezet?

Vervangen door urenuitbreiding is mogelijk ten laste van het Vervangingsfonds.

 

Binnen de eigen betrekkingsomvang vervangen kan alleen onder de voorwaarde dat dit personeelslid:

  • werkzaam is in een functie die geplaatst is in het RDDF,
  • geplaatst is in een door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingspool, of
  • in de tweede fase van een sociaal plan zit, als bedoeld in hoofdstuk 10.3 van de cao PO, en met ontslag wordt bedreigd.
  • werkzaam is op basis van een dienstverband voor kennelijk tijdelijk werk als bedoeld in artikel 3.1 van de cao po.
De maximale bekostiging van schorsing tot 42 dagen, zijn dat werk- of kalenderdagen?

Deze termijn betreft 42 kalenderdagen, vanaf de eerste dag dat het afwezige personeelslid is geschorst. Bij verlenging van het schorsingsbesluit start dus geen nieuwe termijn van 42 dagen. 

Mag ik een zieke werknemer die recht heeft op een no-riskpolis Ziektewet laten vervangen ten laste van het VF ?

Nee, als het bevoegd gezag, ten behoeve van de afwezige, aanspraak heeft op een uitkering op grond van de Ziektewet komt de vervanging niet in aanmerking voor bekostiging.

Vallen werknemers die onder de cao Bestuurders vallen onder de werkingssfeer van het Vervangingsfonds ?

Ja, deze vallen onder de werkingssfeer van het Vervangingsfonds. Het bestuur heeft namelijk besloten het eerder genomen besluit van 13 mei 2015 omtrent aansluiting cao Bestuurders PO te herzien. Het Vervangingsfonds (en ook het Participatiefonds) zal voor de groep bestuurders vallend onder de cao Bestuurders PO wederom premie innen. Per 1 januari 2019 is het premiepercentage 6,25%.

Hoe wordt de hoogte van de declaratievergoeding berekend?

Vanaf 1 januari 2016 is de vergoeding van vervanging op basis van normklassen ingevoerd. Er zijn in totaal vijf normklassen. Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt ingedeeld in de normklasse die correspondeert met het bruto salaris dat voor dit personeelslid is vastgesteld in de cao PO. De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, tot maximaal het aantal uren afwezigheid. In dit geval wordt de bekostiging gebaseerd op het salaris van het afwezige personeelslid.

 

Voor de normbekostiging bij vervangingspools kijken we naar het salaris van de vervanger in de pool. Dit wijkt dus af van de bekostiging bij een reguliere vervanging, waarbij de bekostiging wordt gebaseerd op het salaris van het afwezige personeelslid.

 

Tabel met normklassen en normvergoedingen

Wie mag wie vervangen bij externe inhuur?

 

Onder externe inhuur wordt verstaan: inzet op basis van uitzendarbeid of payrolling, en inzet door een zzp’er.

 

Bij uitzendarbeid en payrolling kan ieder (wegens ziekte of schorsing) afwezig personeelslid worden vervangen, ongeacht de functie van het afwezige personeelslid. Ook hier geldt dat vervanging van een leerkracht of lesgevende taken alleen door iemand met een lesbevoegdheid kan plaatsvinden.

 

Let op: het uitzendbureau of de payrollorganisatie moet wel beschikken over een SNA-keurmerk. Dit is bepaald in artikel 12, lid 11 van het Reglement Vervangingsfonds 2019. Meer informatie over uitzendarbeid kunt u vinden in artikel 3.23 van de CAO PO.

 

Vervanging door een zzp’er kan plaatsvinden ten behoeve van een directielid of onderwijsondersteunend personeel. Een leerkracht kan niet door een zzp’er worden vervangen. Dit is bepaald in artikel 12, lid 9 van het Reglement Vervangingsfonds 2019.

Vervangingspool

De poolleerkracht wordt ziek. Kan ik deze laten vervangen ten laste van het Vervangingsfonds?

Nee, de pooler is een vervanger die door het Vervangingsfonds wordt bekostigd. Hij kan niet zelf worden vervangen. Is de pooler al ingezet voor vervanging en wordt dan ziek? Dan kan er wel een andere vervanger worden ingezet voor het oorspronkelijk afwezige personeelslid.

Een leerkracht uit de vervangingspool gaat met zwangerschapsverlof. Kan ik betrokkene in de pool laten staan?

Een pooler met zwangerschapsverlof (of ouderschapsverlof) moet tijdelijk voor die uren uit de pool worden geschreven. In het salarissysteem komt betrokkene, voor die periode, voor rekening van het schoolbestuur.

Mag ik een conciërge of directeur in de door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingspool benoemen?

Ja, de maximale omvang van de pool bedraagt een percentage van de totale formatie. Onder totale formatie wordt verstaan alle personeelsleden in dienst bij een werkgever, exclusief vervangers.

Hoe wordt de normbekostiging bij poolers vastgesteld?

Het personeelslid dat geplaatst is in de pool valt in de normklasse die correspondeert met zijn salarisschaal en periodiek conform de cao PO. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het normbedrag behorende bij deze normklasse te vermenigvuldigen met het aantal uren van het ‘pool-dienstverband’.

 

 

Hoe vindt de jaarafrekening van de pool plaats?

 

Het inzetpercentage wordt bepaald aan de hand van de door u ingezonden inzetverantwoordingen. Vanaf het kalenderjaar 2018 vindt op het niveau van de pool de berekening van het inzetpercentage op jaarbasis plaats op de volgende manier:

 

Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. De berekening vindt plaats aan de hand van de volgende formule:

 

(V + A) : P

 

Toelichting:

V = het aantal uren declarabele vervanging in de pool

A = het aantal uren en minuten wegens schoolvakantie, BAPO, ziekte of schorsing

P = het totaal aantal uren en minuten in de pool

   

Is het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% (of 100% bij een pool met een maximale grootte van 6%), dan vordert het Vervangingsfonds het verschil met het vastgestelde inzetpercentage terug.

Subsidie Lerend Werken

Voor wie is de subsidie Lerend Werken bedoeld?

De subsidie Lerend Werken is bedoeld voor schoolleiders (directeuren en adjunct-directeuren), die in dienst zijn bij een bestuur* in het primair onderwijs.

 

* incl. eigen risicodragers

Kan de subsidie Lerend Werken ook aangevraagd worden voor een interim schoolleider of een medewerker die de schoolleidersopleiding gaat volgen?

 

Nee, de subsidie Lerend Werken is uitsluitend bedoeld voor personen die een arbeidsovereenkomst hebben voor de functie van schoolleider (directeur of adjunct-directeur) en in dienst zijn bij een bestuur in het primair onderwijs.

 

Kan de subsidie Lerend Werken voor meerdere schoolleiders binnen een bestuur worden aangevraagd?

Ja, er kan voor meerdere schoolleiders per bestuur subsidie worden aangevraagd. Echter, voor iedere schoolleider moet een aparte subsidieaanvraag worden ingediend via ‘Mijn Vf’, omdat hij/zij een persoonlijk coaching traject volgt dat toegespitst is op de individuele leervraag.

Kan de subsidie Lerend Werken aangevraagd worden voor de coaching van een groep schoolleiders?

Nee, de subsidie is uitsluitend bedoeld voor één-op-één coaching trajecten.

Het uitgangspunt van de subsidie Lerend Werken is namelijk dat via een individuele coaching on the job een op de persoon afgestemd maatwerktraject kan worden geleverd. In groepstrainingen of klassikale trajecten is dit vaak niet of niet voldoende mogelijk.

Kan de subsidie Lerend Werken ook aangevraagd worden door eigen risicodragers?

Ja, de subsidie Lerend Werken kan ook aangevraagd worden door besturen die eigen risicodrager zijn voor de vervangingskosten.

Wat wordt bedoeld met de te formuleren leervraag en -doelen?

Om gericht gecoacht te kunnen worden, moet de schoolleider eerst helder formuleren waar voor hem/haar de uitdaging zit.  Wat vindt hij/zij in de praktijk lastig op het gebied van de verzuimaanpak? Dat is de leervraag.
Daarnaast moet de schoolleider aangeven wat hij/zij met de coaching wil bereiken, wat is het doel? Dit doel moet gerelateerd zijn aan de verzuimaanpak op school.

 

De leervraag moet gericht zijn op het voorkomen of terugdringen van het (ziekte) verzuim op de eigen school en kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

 

  • de vaardigheden van de schoolleider bij het voeren van de diverse gesprekken met de teamleden;
  • het herkennen en aanpakken van de eigen valkuilen bij het leidinggeven;   
  • de rol van de schoolleider bij het verbeteren van de verstandverhouding met en samenwerking binnen het team;
  • het tijdig herkennen van signalen bij medewerkers, die duiden op mogelijke uitval;
  • het ondersteunen van medewerkers bij hun re-integratie.

 

Een voorbeeld van een leervraag is: “Hoe kan ik mijn medewerker aanspreken op het pijnpunt (bijv. disfunctioneren of frequent verzuim), zonder dat de relatie geschaad wordt?”
Het doel hierbij kan zijn “Door de goede relatie te behouden, kan toekomstig verzuim van deze medewerker voorkomen worden”. 

 

In het verhaal van de directeur van de Holtkampschool leest u waar hij de subsidie Lerend Werken voor heeft aangevraagd.

 

Kan ik een coach inschakelen die werkzaam is binnen mijn bestuur?

Nee, de coach mag niet in dienst zijn bij de werkgever die de subsidie aanvraagt. Er moet sprake zijn van een externe begeleider.

Waarom moet de coach aangesloten zijn bij StiR en/of NOBCO of verbonden zijn aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten voor het Schoolleidersregister PO?

Bij het opstellen van de subsidieregeling is de individuele leervraag van de schoolleider als uitgangspunt genomen. Op basis van deze leervraag gaat de schoolleider op zoek naar een geschikte coach. Omdat de titel ‘coach’ geen beschermd beroep is (iedereen mag zich coach noemen in Nederland), heeft het Vervangingsfonds gezocht naar criteria waarmee de kwaliteit van de coach beoordeeld kan worden. In Nederland zijn er twee beroepsorganisaties voor coaches die over een keurmerk beschikken, dit zijn NOBCO* en StiR. Daarnaast geeft het Vervangingsfonds ook coaches die verbonden zijn aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten voor het Schoolleidersregister PO de mogelijkheid om deel te nemen aan de subsidieregeling.

Dit betekent niet dat coaches die niet aan de gestelde criteria voldoen geen kwaliteit leveren. Het Vervangingsfonds kan deze kwaliteit echter niet toetsen.

 

 

*Bij NOBCO gaat het specifiek om de zgn. EIA-aansluiting (waarbij vier niveaus mogelijk zijn). Met alleen de basis-aansluiting (of pre-EIA) is geen sprake van een keurmerk en voldoet de coach niet aan de voorwaarden van de subsidie Lerend Werken. Meer informatie over de EIA-aansluiting vindt u op www.NOBCO.nl.

Hoe vind ik een coach?

U zoekt als schoolleider, in overleg met uw werkgever, zelf een geschikte coach bij uw leervraag. Wellicht kent u zelf of iemand in uw omgeving een goede coach, die voldoet aan de voorwaarden*.

U kunt ook zoeken via http://www.stir.nu/register en http://www.nobco.nl/vind-coach*.

Coaches die verbonden zijn aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten van het Schoolleidersregister PO (de masteropleidingen of de trainingen/cursussen van het gecertificeerde professionaliseringsaanbod) mogen ook worden ingehuurd.

 

 

*Bij NOBCO gaat het om coaches met een EIA-aansluiting (hierbij zijn vier niveaus mogelijk). Coaches met alleen een basis-aansluiting (of pre-EIA) bij NOBCO voldoen niet aan de voorwaarden van de subsidie Lerend Werken.

Mijn coach is niet aangesloten bij StiR en/of NOBCO of verbonden aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten voor het Schoolleidersregister PO. Wat nu?

Wilt u de subsidie Lerend Werken aanvragen voor uw coaching traject, dan zijn er twee mogelijkheden:

  • U kiest voor een andere coach, die wel aan de genoemde voorwaarden voldoet;
  • Uw coach sluit zich alsnog bij StiR of Nobco* aan. Let op dat deze registratie geheel afgerond moet zijn, vóórdat de subsidie Lerend Werken wordt aangevraagd en gestart wordt met het coaching traject.

 

*Bij NOBCO gaat het specifiek om de zgn. EIA-aansluiting (waarbij vier niveaus mogelijk zijn). Met alleen de basis-aansluiting (of pre-EIA) voldoet de coach niet aan de voorwaarden van de subsidie Lerend Werken. Meer informatie over de EIA-aansluiting vindt u op http://www.nobco.nl/.

Hoe werkt de route van informeel leren voor herregistratie in het Schoolleidersregister PO?

Het coaching traject waarvoor u de subsidie Lerend Werken aanvraagt, alsmede uw deelname aan een Lerende Netwerk, kunnen mogelijk via het zgn. informeel leren bijdragen aan uw herregistratie in het Schoolleidersregister PO.

 

De subsidie Lerend Werken is door het Schoolleidersregister PO aangemerkt als bron voor informeel leren. Dit houdt in dat de subsidie gedeeltelijk aansluit bij één of meerdere  professionaliseringsthema’s en onderdeel kan uitmaken van de ontwikkeling van de schoolleider via informeel leren. 

 

Vóórdat u met het coaching traject en Lerende Netwerk start, moet u wel al geregistreerd zijn in het Schoolleidersregister PO.

Het Schoolleidersregister PO staat verder los van het Vervangingsfonds. Het valideren van uw deelname aan het coaching on the job traject of het Lerende Netwerk regelt u zelf, rechtstreeks met het Schoolleidersregister PO.

Kijkt u voor meer informatie, de voorwaarden en contactgegevens op www.schoolleidersregisterpo.nl.

Ik wil een subsidieaanvraag indienen via 'Mijn Vf' maar zie nergens de subsidietool. Hoe los ik dit op?

Is de subsidietool in 'Mijn Vf' voor u als werkgever niet zichtbaar? Dan heeft u waarschijnlijk alleen een raadpleeg-autorisatie voor dit systeem. U dient dan een muteer-autorisatie aan te vragen, waarmee de subsidietool wel zichtbaar wordt in 'Mijn Vf'. Deze autorisatie vraagt u aan door een email te sturen naar  ..., o.v.v. uw naam en huidige inlogcode voor 'Mijn vf".

Algemeen

Wanneer worden de nieuwe (ziekte)verzuimcijfers gepubliceerd?

Elk jaar wordt, in opdracht van het Vervangingsfonds en het ministerie van OCW, onderzoek gedaan naar het (ziekte)verzuim van onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel in het primair onderwijs. Het hieruit voortvloeiende rapport  wordt in het najaar op onze website gepubliceerd.

Modernisering Vervangingsfonds