mobile menu button
  • Zoeken Zoeken
  • twitter
  • twitter
  • linked in
  • RSS
Over ons - Menu:

Gevolgen AVG voor uitwisseling persoonsgegevens tussen schoolbesturen en Vervangingsfonds

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Alle organisaties die persoonsgegevens bijhouden en verwerken krijgen hiermee te maken, dus ook schoolbesturen en het Vervangingsfonds. Het Vervangingsfonds heeft de benodigde (digitale) maatregelen genomen, zodat aan de voorwaarden van de AVG wordt voldaan.

 

Het Vervangingsfonds heeft de schoolbesturen en hun administratiekantoren in het primair onderwijs met haar brief van 22 mei 2018 geïnformeerd over de gevolgen van de invoering van de AVG op de uitwisseling van persoonsgegevens met het Vervangingsfonds, en de verwerking daarvan. Zo moet voortaan o.a. het nieuwe formulier ‘Arboverklaring’ gebruikt worden. Schoolbesturen kunnen hun arbodienst of bedrijfsarts hierop wijzen via de voorbeeldbrief.

 

Brief over AVG d.d. 22 mei 2018

Formulier Arboverklaring

Voorbeeldbrief voor Arbodienst/bedrijfsarts over gebruik Arboverklaring

 

Noot van de redactie: het formulier Arboverklaring en de voorbeeldbrief zijn per juli 2018 gewijzigd. Naar de actuele documenten.

 

Wat houdt de AVG in?

De AVG zorgt voor een versterking van de privacy rechten van personen en legt de verantwoordelijkheid daarvoor bij de organisaties die met persoonsgegevens werken. Volgens de AVG moet een organisatie duidelijk maken voor welk doel persoonsgegevens worden verwerkt en hoe dat gebeurt. Er mogen niet meer gegevens verwerkt en bewaard worden dan noodzakelijk is. Een organisatie moet bijvoorbeeld een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden, een functionaris voor gegevensbescherming aanstellen en de privacy en gegevensbescherming waarborgen. Bij een eventueel datalek moet direct een melding gedaan worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Gevolgen AVG voor uitwisseling persoonsgegevens tussen schoolbesturen en Vervangingsfonds

 

Ziekteverklaring door Arbodiensten

In het reglement van het Vervangingsfonds is bepaald dat indien een medewerker in dienst van een schoolbestuur langer dan zes weken afwezig is door ziekte, een verklaring van een arboarts of bedrijfsarts dient te worden overgelegd, waaruit blijkt dat de betrokken medewerker ziek is. De verklaring wordt vervolgens door het schoolbestuur of administratiekantoor geüpload in ‘Mijn Vf’. Om per 25 mei 2018 te voldoen aan de AVG en om als Vervangingsfonds alleen de noodzakelijke gegevens te ontvangen, dient hiervoor voortaan het formulier ‘Arboverklaring’ gebruikt te worden. Schoolbesturen kunnen hun arbodienst of bedrijfsarts hierop wijzen via de voorbeeldbrief.  

 

Gebruik BSN onveranderd

Om de wettelijke taak uit te voeren mag het Vervangingsfonds de burgerservicenummers van personen (blijven) gebruiken.

 

Bewaartermijnen in acht nemen

Gegevens mogen niet langer bewaard worden dan voor het doel noodzakelijk is. De AVG bepaalt dat er voor elk type persoonsgegeven een bewaartermijn moet worden vastgesteld die volgt uit de juridische bepalingen. Het Vervangingsfonds heeft de organisatie zo ingericht dat de betreffende gegevens worden vernietigd zodra de bewaartermijn verstreken is. De eerder genoemde Arboverklaringen bijvoorbeeld worden vernietigd zeven jaar nadat de vervangingsdeclaratie is beoordeeld.

 

Aangepast Privacy Statement

Het Privacy Statement van het Vervangingsfonds is aangepast; deze vindt u op de pagina ‘Privacy en cookies’.

 

Regeling rechten betrokkenen

De Regeling rechten betrokkenen regelt het recht van elke (voormalig) werknemer in het primair onderwijs op bijvoorbeeld inzage en wijziging van zijn of haar gegevens. Deze regeling is uitgebreid met een aantal nieuwe rechten uit de AVG, zoals het recht op vergetelheid, op dataportabiliteit en het recht om de verwerking te beperken. Deze nieuwe regeling is terug te vinden via het Privacy Statement en via wetten.overheid.nl.

 

Verwerkersovereenkomst niet nodig

Schoolbesturen en het Vervangingsfonds hoeven volgens de AVG geen verwerkersovereenkomst aan te gaan. Dat is alleen nodig als er sprake is van een opdrachtrelatie tussen het Vervangingsfonds en schoolbesturen en dat is niet het geval.

Naar overzicht
Delen:
FacebookLinkedInEmail
Delen:
FacebookLinkedInEmail