• Zoeken Zoeken
  • Contact Contact
  • twitter
  • linked in
  • RSS
Meer over Service menu:

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met onze helpdesk via 045 - 579 81 07 of ....  De helpdesk is bereikbaar op werkdagen tussen 9 en 17 uur.

 

Webportaal 'Mijn Vf'

Wanneer moet ik de PSA-levering indienen?

Uiterlijk de 5de werkdag van de verwerkingsmaand, dit is de maand volgend op de verslagmaand, moet de PSA-levering door het Vervangingsfonds ontvangen zijn.

Hoe moet ik de poolverantwoording aanleveren via ‘Mijn Vf’?

In het menu 'Interactief' onder 'Poolers' vindt u, na de maandverwerking, een overzicht van door u gedeclareerde poolers. Deze declaraties worden nog niet uitbetaald. Van u wordt verwacht om de bijbehorende inzetverantwoording rechtstreeks te muteren in ‘Mijn Vf’ of in bulkvorm te uploaden vanuit een vervangingspoolpakket. Daarna neemt het Vervangingsfonds de declaraties in behandeling. Voor het inzenden van deze verantwoording geldt per 1 januari 2017 een termijn van drie maanden en vijf werkdagen.

 

Wanneer ontvang ik een terugkoppeling op de aangeleverde gegevens?

In 2017 vindt de maandverwerking plaats op volgende data:

DatumVerwerkingsmaand 
 
29 september verwerking over augustus
24 oktober verwerking over september
21 november verwerking over oktober
22 december verwerking over november

Zodra de maandverwerking is afgerond, ontvangt u daarvan - via e-mail - een servicebericht. Vanaf dat moment kunt u via 'Mijn Vf' de resultaten inzien van de verwerking van de PSA-levering en andere gegevensleveringen. Denk daarbij aan de premienota (zowel Vf als Pf), een overzicht van de te ontvangen normvergoedingen, eventuele foutmeldingen en dergelijke.

Wat betekenen de verschillende signaalcodes in de tab 'Signalen'?

In 'Mijn Vf' vindt u in de tab 'Signalen' (via Declaraties-Overzicht) een overzicht van uw ingediende reguliere declaraties die zijn:

* afgekeurd, of

* nog niet vergoed kunnen worden omdat u nog extra informatie  moet aanleveren.

 

Elk signaal heeft een eigen code. De betekenis van deze codes vindt u in de tabel 'Overzicht signaalcodes (versie 20 November 2017)'.

 

Bij de signaalcodes 57 tot en met 71 is sprake van een case waarbij u binnen 8 weken extra informatie moet aanleveren. Deze cases vindt u in 'Mijn Vf' via Declaraties - Declaratie cases - Aanleveren informatie.

Na ontvangst van de gevraagde info wordt de declaratie beoordeeld en - bij akkoord - uitbetaald.

 

Bij de overige signaalcodes zijn uw declaraties automatisch  afgekeurd.

Na eventuele correctie in de personeels- en salarisadministratie kunt u deze declaraties opnieuw aanbieden aan het Vervangingsfonds.

 

Welke documenten en/of extra info moet ik aanleveren bij 'Declaratie cases'

Dit is afhankelijk van de signaalcode. De signaalcodes 57 t/m 71 hebben betrekking op 'Declaratie cases'.

 

V = Vraag beantwoorden
U = Document uploaden

Signaalcodes

 V / U Bijbehorende vragen en acties 
 
57 V Wat is de functienaam en is er sprake van lesgebonden en/of behandeltaken?  
59 U Document: Eerste Ziektedag UWV  
60 U Document: Verklaring bedrijfsarts /arbodienst van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte  
61 V Is er sprake van ketenvervanging en wat is de naam + BSN van de ketenvervanger?

 

 

62 V Is betrokkene nog steeds ziek?  
66 V Wat is de functienaam en heeft de vervanger een lesbevoegdheid?  
70 V Is er sprake van RDDF-plaatsing of 2de fase sociaal plan?  
71 U Document: Schorsingsbesluit  

 

Het is van belang de informatie en/of documenten zo snel mogelijk aan te leveren. Hiervoor geldt een termijn van acht weken, te rekenen vanaf de dag waarop deze gegevens door het Vervangingsfonds zijn opgevraagd.

Bij wie kan ik terecht met vragen over ‘Mijn Vf’?

U kunt terecht bij onze helpdesk via 045 - 579 81 07 of ....

De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur.

Hoe vraag ik een inlogcode aan voor 'Mijn Vf'?

Inloggegevens voor een nieuwe gebruiker vraagt u aan bij de contactpersoon van uw bevoegd gezag of bij de contactpersoon van uw administratiekantoor. Deze stuurt een verzoek - samen met het ingevulde Excel-bestand ‘Nieuwe gebruiker of nieuwe rollen ‘Mijn Vf’ aanvragen’ - per e-mail naar ...

Moet ik als ERD ook inlogcodes hebben voor ‘Mijn Vf’?

Ja, als Eigen risicodrager betaalt u immers nog een (beperkte) premie aan het Vervangingsfonds én aan het Participatiefonds. De premienota’s zijn enkel beschikbaar via ‘Mijn Vf’.

Waarom moet ik voor sommige declaraties documenten en/of extra info aanleveren?

Om de rechtmatigheid van een declaratie te kunnen vaststellen, heeft het Vervangingsfonds soms aanvullende informatie nodig. De declaratie wordt in dat geval aangehouden en de benodigde informatie wordt uitgevraagd via ‘Mijn Vf’ onder ‘Declaratie cases’. Aan de signaalcode kunt u zien of u een document moet uploaden of een vraag moet beantwoorden. Zie de tabel 'Overzicht signaalcodes'.

Het is van belang de informatie en/of documenten zo snel mogelijk aan te leveren. Hiervoor geldt een termijn van acht weken, te rekenen vanaf de dag waarop deze gegevens door het Vervangingsfonds zijn opgevraagd.

 

N.B. Voor aanvullende gegevens die vóór 1 januari 2017 zijn opgevraagd geldt ook de termijn van acht weken, te rekenen vanaf 1 januari 2017.

Hoeveel tijd heb ik om documenten en/of extra info aan te leveren bij 'Declaratie cases'?

Hiervoor geldt een termijn van acht weken, te rekenen vanaf de dag waarop deze gegevens door het Vervangingsfonds zijn opgevraagd. Zie de aanmaakdatum in 'Mijn Vf'.

Welke eisen stelt het Vf aan een opgevraagde arboverklaring?

De arboverklaring wordt getoetst op de volgende punten:

 

  • Is er sprake van arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte?
  • Wordt de eerste ziektedag vermeld?
  • Is de verklaring van recente datum (niet ouder dan 2 maanden gelet op tijdvak declaratie)?
  • Is de verklaring opgesteld door iemand van de arbodienst?
  • Staat de naam van de afwezige op de verklaring?
  • Wat is het aantal (eventuele) uren werkhervatting in eigen werk?
Hoe bepaal ik mijn ontvangen vergoeding als ik alle declaratiedata heb geëxporteerd naar CSV of Excel?
  • Bij reguliere declaraties filteren op status G en C;
  • Bij pooldeclaraties filteren op status Verwerkt en Correctie of, indien van toepassing, op status VABOVerwerkt en VABOCorrectie;
  • Bij externe vervangers filteren op status Verwerkt en Correctie (niet filteren op Goedgekeurd).
Wanneer zijn de premie- en declaratiegegevens beschikbaar?

In 2017 zijn de premie- en declaratiegegevens op volgende data beschikbaar via 'Mijn Vf':

 

DatumVerwerkingsmaand 
 
29 september verwerking over augustus
24 oktober verwerking over september
21 november verwerking over oktober
22 december verwerking over November

Zodra de maandverwerking is afgerond, ontvangt u daarvan - via e-mail - een servicebericht. Vanaf dat moment kunt u via 'Mijn Vf' de resultaten inzien van de verwerking van de PSA-levering en andere gegevensleveringen. Denk daarbij aan de premienota (zowel Vf als Pf), een overzicht van de te ontvangen normvergoedingen, eventuele foutmeldingen en dergelijke.

Eigenrisicodragerschap (ERD)

Komt mijn schoolbestuur in aanmerking voor het ERD-schap?

Voor schoolbesturen die eigen risicodrager willen worden per januari 2018, gelden de volgende voorwaarden:

 

Het oude criterium van de ERD-som drempel van € 20 miljoen blijft van kracht. Voor schoolbesturen met een ERD-som van minder dan € 20 miljoen per jaar, gelden de volgende voorwaarden:

 

  1. Instemming van de P(G)MR met de aanvraag;
  2. instemming van de P(G)MR met het vastgesteld verzuim- en vervangingsbeleid;
  3. instemming van de P(G)MR met een rapportage over succesvol uitgevoerd verzuim- en vervangingsbeleid gedurende minimaal een jaar voorafgaand aan het jaar waarin het verzoek is ingediend;
  4. Een ziekteverzuimpercentage van 10% of lager in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de aanvraag is ingediend, dan wel een verlaging van het ziekteverzuimpercentage in voornoemd jaar met ten minste 10% ten opzichte van het jaar daarvoor.

 

Het Vervangingsfonds toetst de inhoud van het beleid (onder 2) en de rapportage (onder 3) niet inhoudelijk. Het fonds toetst alleen of de PMR heeft ingestemd. Voor de toetsing van de vier criteria  wordt schoolbesturen gevraagd de instemmingsverklaring van de P(G)MR aan te leveren, alsmede een gewaarmerkte opgave waaruit het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van 2016 blijkt.  Deze stukken dienen samen met de aanvraag uiterlijk op 5 november 2017 door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.

 

 

 

 

 

Hoe en wanneer dien ik een verzoek in tot het verkrijgen van de status ERD?

Het Vervangingsfonds verleent het eigen risicodragerschap jaarlijks per 1 januari.  De aanvraag voor het eigen risicodragerschap per 1 januari 2018 dient -inclusief alle gevraagde stukken- uiterlijk 5 november 2017 door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.
 

Bij positieve toetsing wordt vervolgens het eigen risicodragerschap verleend. Voor de stukken die bij de aanvraag moeten worden gevoegd, kunt u het Reglement raadplegen of contact opnemen met de helpdesk van het Vervangingsfonds, postbus 4839, 6401 JM Heerlen of ....

 

Als ik kies voor eigen risicodragerschap, voor welke periode geldt dit dan?

Het eigen risicodragerschap wordt verleend voor de duur van 3 jaar. Minimaal drie maanden voor afloop van deze termijn kan een aanvraag worden ingediend om het eigen risicodragerschap op te heffen. Anders wordt de status van eigenrisicodrager verlengd.

Ik kies voor ERD en heb ook personeel vrijwillig aangemeld bij het Vervangingsfonds. Kan ik deze aanmelding opzeggen ?

Als wordt gekozen voor ERD-schap dan ligt het voor de hand om de vrijwillige aanmelding per ingangsdatum ERD-schap op te zeggen. Dit moet schriftelijk (per post of mail) gebeuren.

We willen ERD worden en hebben een door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingspool. Wat gebeurt er dan met de pool?

Besturen die ERD worden kunnen geen declaraties meer indienen, dus ook geen pooldeclaraties. U kunt de vervangingspool desgewenst wel handhaven maar de hierin werkzame personeelsleden komen dan volledig voor rekening van het schoolbestuur.

Wie is namens het schoolbestuur bevoegd om een aanvraag tot ERD in te dienen?

Dit is degene die in de statuten, zoals vastgelegd in de oprichtingsakte van de KvK, is aangewezen als bevoegd persoon. Deze persoon kan op zijn of haar beurt een derde hebben gemachtigd. Uiteraard is er ook een schriftelijke toestemming van de GMR of PGMR noodzakelijk om een aanvraag tot ERD in te kunnen dienen.

Hoe moet het bestuur of een samenwerkingsverband een aanvraag om ERD te worden in te dienen? Is hier een format voor?

De aanvraag kan per e-mail of per post worden ingediend. De voorwaarden zijn uitgewerkt in het reglement. Op onze site vindt u een aanvraagformulier. Verder is aan het reglement een formulier toegevoegd dat door de samenwerkende besturen moet worden ingevuld en meegezonden met het verzoek tot ERD-schap.

Binnen welke termijn neemt het Vervangingsfonds een beslissing op de ERD-aanvraag?

Binnen 8 weken na datum ontvangst van de aanvraag. Als de aanvraag niet compleet is, dan kan dit echter langer dan 8 weken duren.

Kan ik ook in een samenwerkingsverband ERD worden?

Ja, dat is mogelijk mits er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.

  • De samenwerkende bevoegde gezagsorganen dienen een schriftelijke aanvraag in bij het Vervangingsfonds tot eigen risicodragerschap. (artikel 11 van het reglement)
  • De aanvraag gaat vergezeld van een lijst van alle bevoegde gezagsorganen die aan de samenwerking deelnemen. Van elk bevoegd gezagsorgaan wordt de ERD-som vermeld. (artikel 11 van het reglement). 
  • De aanvraag gaat vergezeld van een samenwerkingsplan, waarin in ieder geval de volgende onderwerpen zijn geregeld:
    1) De verantwoordelijkheden en de organisatiestructuur van de samenwerkende bevoegde gezagsorganen;
    2) De financiële huishouding van de samenwerkende bevoegde gezagsorganen;
    3) Het vervangingsbeleid binnen de samenwerkende bevoegde gezagsorganen;
    4) Het verzuimbeleid binnen de samenwerkende bevoegde gezagsorganen;
    5) Afspraken die gelden bij uittreding of toetreding van besturen tot de samenwerkende bevoegde gezagsorganen;
    6) Maatregelen die zijn genomen ter borging van de instandhouding van de samenwerkende bevoegde gezagsorganen.
  • De zes hierboven genoemde onderwerpen moeten zo zijn uitgewerkt dat er óf reeds op het laatste moment van aanvraag sprake is van gezamenlijk vigerend beleid bij de deelnemende bevoegde gezagsorganen óf dat op zijn laatst op de dag dat het eigen risicodragerschap ingaat dit gezamenlijk vigerend beleid wordt.
  • De samenwerkende bevoegde gezagsorganen overleggen bij de aanvraag een door de PMR of, indien er sprake is van een PGMR, door de PGMR van elk van de deelnemende bevoegde gezagsorganen een ondertekende verklaring waaruit blijkt dat de aanvraag met instemming van de PMR dan wel PGMR is gedaan. Indien deze verklaring bij de aanvraag ontbreekt, neemt het Vervangingsfonds de aanvraag niet in behandeling.
  • Bij de behandeling van de aanvraag wordt beoordeeld of de zes hierboven genoemde onderwerpen, gelet op de kwaliteit en de inhoud, op afdoende wijze in het samenwerkingsplan zijn geregeld.
  • Voorafgaand aan de aanvraag, kunnen de samenwerkende bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds advies aanvragen of de vereiste onderwerpen in het concept-samenwerkingsplan compleet zijn en voldoende zijn uitgewerkt.
  • De aanvraag voor het advies met betrekking tot bovenstaande, wordt uiterlijk 15 april van het betreffende kalenderjaar bij het Vervangingsfonds ingediend. Binnen twee weken na ontvangst van de aanvraag ontvangt de aanvrager een advies. Aan het advies kunnen geen rechten worden ontleend.
Is het ook mogelijk dat 3 besturen afzonderlijk een verzoek tot ERD-schap indienen en vervolgens samenwerkingsafspraken maken?

 

Ja, het is mogelijk. Zolang de besturen afzonderlijk voldoen aan de voorwaarden tot ERD-schap.

Wanneer dienen eventuele op het ERD-schap van invloed zijnde wijziging(en) te worden doorgegeven?

Op het ERD-schap van invloed zijnde wijzigingen dienen uiterlijk 8 weken voorafgaand aan de wijziging schriftelijk aan het Vervangingsfonds te worden doorgegeven. Die wijzigingen hebben betrekking op een fusie of splitsing van het bevoegd gezag. Bij samenwerkende besturen hebben deze wijzigingen betrekking op:


a. de samenstelling van de samenwerkende bevoegde gezagsorganen als gevolg van uittreding;
b. de samenstelling van de samenwerkende bevoegde gezagsorganen als gevolg van toetreding;
c. de wijziging in het samenwerkingsplan van de samenwerkende bevoegde gezagsorganen.

Vervanging Leerkracht

Een leerkracht is ziek. Welke vervangingsmogelijkheden biedt het Vervangingsfonds?

Uitgangspunt is dat de vervanging het bevoegd gezag extra geld kost. Het Vervangingsfonds betaalt, de school zorgt zelf voor vervanging.

 

Een leerkracht kan vervangen worden door:

  • een leerkracht,
  • een directielid, of
  • een ander personeelslid met een lesbevoegdheid.
Wordt een leerkracht met een tijdelijke vervangingsaanstelling tijdens herfst-, kerst- of voorjaarsvakantie doorbetaald ?

Bij doorlopende vervanging kan de vervanger ook tijdens de vakantie worden betaald ten laste van het Vervangingsfonds. Dat kan niet als er andere afspraken liggen of als vóór de vakantie bekend is dat de afwezige na de vakantie het werk hervat.

Mag ik een vervangende leerkracht in de zomervakantie doorbetalen ten laste van het Vervangingsfonds ?

Nee, bekostiging vindt plaats tot en met uiterlijk de laatste schooldag voor de zomervakantie. Bekostigde vervanging kan eerst weer plaatsvinden met ingang van de eerste dag na de vakantie waarop de afwezige leerkracht is ingeroosterd. (Art. 29 lid 2e van het Reglement Vervangingsfonds)

Mag ik een zieke leerkracht laten vervangen door een ZZP’er?

Nee, externe vervanging kan alleen via erkende uitzendondernemingen die beschikken over een keurmerk Stichting Normering Arbeid (SNA).

(Art. 29 lid 3e van het Reglement Vervangingsfonds)

Een zieke leerkracht laat ik vervangen door een uitzendkracht. Hoe hoog is mijn vergoeding?

De vergoeding van vervanging vindt plaats op basis van normklassen.  Het salaris van de afwezige bepaalt welke normklasse van toepassing is. Er zijn vijf normklassen en per normklasse berekenen wij een normbedrag per uur. Het berekenen van de bekostiging vindt plaats door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren vervanging. Deze kunnen niet meer zijn dan het aantal uren afwezigheid.

Vervanging Onderwijsondersteunend personeel

De onderwijsassistent is ziek. Mag een leerkracht in deze vervanging worden benoemd?

Ja. Met een tweede aanstelling als onderwijsassistent, tegen het salaris van een onderwijsassistent (artikel 5.3 tweede lid cao PO). Tussen de functie van leerkracht en de functie van onderwijsassistent bestaat een verschil van meer dan 3 salarisschalen. De leerkracht mag niet in de vervanging worden gezet via een tijdelijke urenuitbreiding.

Mag ik een conciërge vervangen door een schoonmaker die in dienst is bij hetzelfde bestuur?

Ja, de schoonmaker kan door een tijdelijke urenuitbreiding in deze vervanging worden gezet. Onderwijsondersteunend personeel zonder lesgebonden/behandel taken kan vervangen worden door onderwijsondersteunend personeel, na een wachttijd van 2 maanden.

Onze conciërge is 1 week ziek geweest, heeft daarna 2 weken het werk hervat en is nu weer ziek. Voor vervanging tlv het Vervangingsfonds geldt een wachttijd van 2 maanden. Wanneer start de wachttijd ?

In het reglement Vervangingsfonds is bepaald dat de vervanging van de conciërge eerst ten laste van het Vervangingsfonds kan worden gebracht nadat een wachttijd van 2 maanden in acht is genomen. Dit betreft namelijk onderwijsondersteunend personeel zonder lesgebonden/behandel taken. Bij elk nieuw ziekteverzuim start ook een nieuwe wachttijd. 

Mag de onderwijsassistent vervangen worden door een lerarenondersteuner?

Er wordt onderscheid gemaakt tussen OOP met en zonder lesgebonden/behandeltaken.

 

Er wordt gekeken naar de salarisschaal en de zogenaamde code functienaam. Is sprake van een numerieke schaal, dan beschouwen we het personeelslid als OOP.

OOP met code functienaam 08, 09, 11, 12, 13 of 14 wordt gerekend tot  personeel met lesgebonden/behandeltaken. 

Als de onderwijsassistent en de lerarenondersteuner beide ingedeeld zijn in de codefunctienaam 08, 09, 11, 12, 13 of 14, dan is bekostiging van de vervanging vanaf het eerste moment mogelijk.

 

(Art. 30 lid 3 en art. 32 lid 12 van het Reglement Vervangingsfonds)

Welke code functienaam moet ik gebruiken bij vervanging van onderwijsondersteunend personeel (OOP)?

Een personeelslid behoort tot de functiecategorie OOP als hij is ingeschaald in een numerieke salarisschaal. Er wordt onderscheid gemaakt tussen OOP mét en OOP zónder les gebonden/behandeltaken. Dit onderscheid is van belang voor de mogelijkheden ter vervanging en het al dan niet in acht nemen van een wachttijd van 2 maanden.

 

OOP met code functienaam 08, 09, 11, 12, 13 of 14 ziet het Vervangingsfonds als  personeel mét les gebonden/behandeltaken. OOP met een andere code functienaam zien we als personeel zónder les gebonden/behandeltaken. En voor deze laatste categorie geldt een wachttijd van 2 maanden. Vervanging van dit personeel komt pas na 2 maanden voor vergoeding in aanmerking.

 

Let op! Het is van belang uw personeel de juiste code functienaam
mee te geven. In de praktijk zien we dat OOP met lesgebonden/ behandeltaken soms code functienaam 15 mee krijgt. In dat geval is het zaak om die te wijzigen in 08, 09, 11, 12, 13 of 14.


Tabel codes functienaam

Vervanging Directie

De directeur is ziek. Welke vervangingsmogelijkheden biedt het Vervangingsfonds?

Vervanging directietaken:

  • een vervanger in dienst nemen ten laste van het Vervangingsfonds.
  • een directeur detacheren van een ander bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag .
  • een personeelslid tijdelijk inhuren.
  • tijdelijke uitbreiding van de betrekking van een reeds aan de school verbonden leerkracht.*
  • tijdelijke inzet van een directeur of leerkracht uit de vervangingspool.
  • een leerkracht doorschuiven in de directietaken. De vervanging van die leerkracht komt ten laste van het Vervangingsfonds (ketenvervanging; Art. 1 lid 27 en 28)

 

Vervanging lesgevende taken:

  • leerkracht tijdelijk inhuren via een uitzendonderneming/ payrollonderneming met een SNA-keurmerk.
  • tijdelijke uitbreiding van de betrekking van een reeds aan de school verbonden leerkracht.
  • tijdelijke uitbreiding van de betrekking van een directielid.
  • detachering van een personeelslid van een ander, bij het Vervangingsfonds aangesloten, bevoegd gezag. 
  • inzet van vervangingspool leerkracht. 

 

* in 2016 was dit nog niet mogelijk. Conform het Reglement Vervangingsfonds per 1-1-2016 kon een leerkracht doorschuiven in de directietaken. De vervanging van die leerkracht kwam ten laste van het Vervangingsfonds (ketenvervanging; Art. 1 lid 27 en 28)

Mag een leerkracht in dienst van het bestuur de zieke directeur vervangen?

Ja, de leerkracht kan:

  • een uitbreiding van uren krijgen voor de vervanging van zowel de lesgevende taken als de directietaken van de directeur.
    (Art. 30 lid 2 van het Reglement Vervangingsfonds per 1-1-2017)*
  • doorschuiven in de directietaken. De vervanging van die leerkracht komt ten laste van het Vervangingsfonds (ketenvervanging; Art. 1 lid 27 en 28).

 

*In 2016 was dit nog niet mogelijk. Conform het Reglement Vervangingsfonds per 1-1-2016 kon een leerkracht doorschuiven in de directietaken. De vervanging van die leerkracht kwam ten laste van het Vervangingsfonds (ketenvervanging; Art. 1 lid 27 en 28).

 

Mag een administratieve kracht in dienst van het bestuur, de directietaken van de directeur vervangen?

Alleen als de administratieve kracht een tweede benoeming krijgt als vervangend directeur. Het is dus niet toegestaan door uitbreiding van uren in de functie van administratieve kracht, de functie van de directeur ten laste van het Vervangingsfonds te vervangen.

Vervanging Algemeen

Een ziek personeelslid wordt vervangen ten laste van het VF. Nu wordt de vervanger ook ziek. Kan ik nog een vervanger tijdelijk aanstellen?

Als de vervanger ook ziek wordt, kunt u tijdelijk nog een vervanger aanstellen ten laste van het Vervangingsfonds. Deze vervanging verwijst naar de oorspronkelijke afwezige. U heeft dan 2 vervangers op 1 afwezige. Bij herstel van de Vervangingsfonds-verzekerde afwezige of bij eerder herstel van de eerste vervanger stopt de bekostiging van vervanger 2.

Een personeelslid heeft een afspraak in het ziekenhuis. Kan ik deze dag een vervanger ten laste van het VF declareren ?

Alleen als betrokkene ziek is, als bedoeld in de regeling ZAPO, is een declaratie mogelijk. Zie art. 28 van het Reglement Vervangingsfonds voor de afwezigheidsgronden die voor bekostiging in aanmerking komen.

Wat houdt de invoering normvergoeding in?

Vanaf 1 januari 2016 wordt de vergoeding van vervanging op basis van normklassen ingevoerd. Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt ingedeeld in de normklasse die correspondeert met het bruto salaris dat voor dit personeelslid is vastgesteld in de cao PO.

 

De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen. In dit geval wordt de bekostiging gebaseerd op het salaris van het afwezige personeelslid. Voor vervangingspools geldt het salaris van de poolmedewerker en niet van de afwezige.

 

Tabel met normklassen en normvergoedingen

Een personeelslid is op maandag en dinsdag ziek. Mag ik een vervanger inzetten op de donderdag en vrijdag ?

Nee, in het reglement is bepaald dat vervanging moet plaatsvinden in de periode van afwezigheid. (Art. 29 lid 2a)

Een vervanger is tijdelijk in dienst ivm vervanging van ouderschapsverlof. De vervangingskosten komen tlv van het schoolbestuur. Nu wordt de vervanger ziek. Mag ik deze tlv het Vervangingsfonds vervangen?

Ja. De vervanger is verplicht aangesloten bij het Vervangingsfonds en kan conform de voorwaarden van ons reglement worden vervangen.

Mag een verplicht aangesloten personeelslid tijdelijk als vervanger ten laste van het Vervangingsfonds worden ingezet?

Vervangen door urenuitbreiding is mogelijk ten laste van het Vervangingsfonds.

 

Binnen de eigen betrekkingsomvang vervangen kan alleen onder de voorwaarde dat dit personeelslid:

-werkzaam is in een functie die geplaatst is in het RDDF,

-geplaatst is in een door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingspool, of

- in de tweede fase van een sociaal plan zit, als bedoeld in hoofdstuk 10.3 van de cao PO, en met ontslag wordt bedreigd.

De maximale bekostiging van schorsing tot 42 dagen, zijn dat werk- of kalenderdagen?

Deze termijn betreft 42 kalenderdagen, vanaf de eerste dag dat het afwezige personeelslid is geschorst. Bij verlenging van het schorsingsbesluit start dus geen nieuwe termijn van 42 dagen. 

Mag ik een zieke werknemer die recht heeft op een no-riskpolis Ziektewet laten vervangen ten laste van het VF ?

Nee, als het bevoegd gezag, ten behoeve van de afwezige, aanspraak heeft op een uitkering op grond van de Ziektewet komt de vervanging niet in aanmerking voor bekostiging.

Vallen werknemers die onder de cao Bestuurders vallen onder de werkingssfeer van het Vervangingsfonds ?

Ja, deze vallen onder de werkingssfeer van het Vervangingsfonds. Het bestuur heeft namelijk besloten het eerder genomen besluit van 13 mei 2015 omtrent aansluiting cao Bestuurders PO te herzien. Het Vervangingsfonds (en ook het Participatiefonds) zal voor de groep bestuurders vallend onder de cao Bestuurders PO wederom premie innen. Per 1 januari 2017 is het premiepercentage 4,85%.

 

De premie wordt niet met terugwerkende kracht geheven. De premie-inning via ‘Mijn Vf’ moet nog gerealiseerd worden. Dit kan zodra de salarisdienstverleners ook hun systemen hebben aangepast. Schoolbesturen en administratiekantoren in het primair onderwijs worden op de hoogte gehouden van de stand van zaken.

 

Declaraties voor vervangingen van bestuurders vallend onder de cao Bestuurders PO kunnen wanneer de systemen aangepast zijn met terugwerkende kracht ingediend worden.

Hoe wordt de hoogte van de declaratievergoeding berekend?

Vanaf 1 januari 2016 is de vergoeding van vervanging op basis van normklassen ingevoerd. Er zijn in totaal vijf normklassen. Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt ingedeeld in de normklasse die correspondeert met het bruto salaris dat voor dit personeelslid is vastgesteld in de cao PO. De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, tot maximaal het aantal uren afwezigheid. In dit geval wordt de bekostiging gebaseerd op het salaris van het afwezige personeelslid.

 

Voor de normbekostiging bij vervangingspools kijken we naar het salaris van de vervanger in de pool. Dit wijkt dus af van de bekostiging bij een reguliere vervanging, waarbij de bekostiging wordt gebaseerd op het salaris van het afwezige personeelslid.

 

Tabel met normklassen en normvergoedingen

Wie mag wie vervangen bij externe inhuur?

In het reglement is bepaald dat de vervanging moet plaatsvinden door een vervanger met dezelfde functie als de afwezige. Zie artikel 29, lid 2d. In afwijking daarop geldt artikel 30.
Aan de hand van salarisschaal en de zogenaamde code functienaam bepaalt het Vervangingsfonds of er sprake is van een functiematch. Het is dus van belang het personeelslid de juiste code functienaam mee te geven.

Vanaf 1 januari 2016 wordt er – bij de vervanging van OOP - onderscheid gemaakt tussen OOP mét en OOP zónder les gebonden/behandeltaken. Dit onderscheid is van belang voor de mogelijkheden ter vervanging en het al dan niet in acht nemen van een wachttijd van 2 maanden.
 
OOP mét of zónder les gebonden/behandeltaken. Is er sprake van een numerieke schaal, dan beschouwen we het personeelslid als OOP.
 
OOP met code functienaam 08, 09, 11, 12,13 en 14 ziet het Vervangingsfonds als  personeel mét les gebonden/behandeltaken. OOP met een andere code functienaam zien we als personeel zónder les gebonden/behandeltaken. En voor deze laatste geldt een wachttijd van 2 maanden. Vervanging van dit personeel komt pas na 2 maanden voor vergoeding in aanmerking.
In de praktijk zien we dat OOP met les gebonden/behandeltaken soms code functienaam 15 mee krijgt. In dat geval is het zaak om die te wijzigen in 08, 09, 11, 12,13 of 14.


Zie tabel functiematch extern vervangers.

Vervangingspool

De poolleerkracht wordt ziek. Kan ik deze laten vervangen ten laste van het Vervangingsfonds?

Nee, de pooler is een vervanger die door het Vervangingsfonds wordt bekostigd. Hij kan niet zelf worden vervangen. Is de pooler al ingezet voor vervanging en wordt dan ziek? Dan kan er wel een andere vervanger worden ingezet voor het oorspronkelijk afwezige personeelslid.

Een leerkracht uit de vervangingspool gaat met zwangerschapsverlof. Kan ik betrokkene in de pool laten staan?

Een pooler met zwangerschapsverlof (of ouderschapsverlof) moet tijdelijk voor die uren uit de pool worden geschreven. In het salarissysteem komt betrokkene, voor die periode, voor rekening van het schoolbestuur.

Mag ik een conciërge of directeur in de door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingspool benoemen?

Ja, de maximale omvang van de pool bedraagt een percentage van de totale formatie. Onder totale formatie wordt verstaan alle personeelsleden in dienst bij een werkgever, exclusief vervangers.

Hoe wordt de normbekostiging bij poolers vastgesteld?

Het personeelslid dat geplaatst is in de pool valt in de normklasse die correspondeert met zijn salarisschaal en periodiek conform de cao PO. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het normbedrag behorende bij deze normklasse te vermenigvuldigen met het aantal uren van het ‘pool-dienstverband’.

 

 

Hoe vindt de jaarafrekening van de pool plaats?

Het bezettingspercentage wordt bepaald aan de hand van door u ingezonden inzetverantwoordingen. Op het niveau van de pool wordt dan het inzetpercentage op jaarbasis volgens de volgende formule bepaald:

 

Vervangingspool

Subsidie Lerend Werken

Voor wie is de subsidie Lerend Werken bedoeld?

De subsidie Lerend Werken is bedoeld voor schoolleiders (directeuren en adjunct-directeuren), die in dienst zijn bij een bestuur* in het primair onderwijs.

 

* incl. eigen risicodragers

Kan de subsidie Lerend Werken ook aangevraagd worden voor een interim schoolleider of een medewerker die de schoolleidersopleiding gaat volgen?

 

Nee, de subsidie Lerend Werken is uitsluitend bedoeld voor personen die een arbeidsovereenkomst hebben voor de functie van schoolleider (directeur of adjunct-directeur) en in dienst zijn bij een bestuur in het primair onderwijs.

 

Kan de subsidie Lerend Werken voor meerdere schoolleiders binnen een bestuur worden aangevraagd?

Ja, er kan voor meerdere schoolleiders per bestuur subsidie worden aangevraagd. Echter, voor iedere schoolleider moet een aparte subsidieaanvraag worden ingediend via ‘Mijn Vf’, omdat hij/zij een persoonlijk coaching traject volgt dat toegespitst is op de individuele leervraag.

Kan de subsidie Lerend Werken aangevraagd worden voor de coaching van een groep schoolleiders?

Nee, de subsidie is uitsluitend bedoeld voor één-op-één coaching trajecten.

Het uitgangspunt van de subsidie Lerend Werken is namelijk dat via een individuele coaching on the job een op de persoon afgestemd maatwerktraject kan worden geleverd. In groepstrainingen of klassikale trajecten is dit vaak niet of niet voldoende mogelijk.

Kan de subsidie Lerend Werken ook aangevraagd worden door eigen risicodragers?

Ja, de subsidie Lerend Werken kan ook aangevraagd worden door besturen die eigen risicodrager zijn voor de vervangingskosten.

Wat wordt bedoeld met de te formuleren leervraag en -doelen?

Om gericht gecoacht te kunnen worden, moet de schoolleider eerst helder formuleren waar voor hem/haar de uitdaging zit.  Wat vindt hij/zij in de praktijk lastig op het gebied van de verzuimaanpak? Dat is de leervraag.
Daarnaast moet de schoolleider aangeven wat hij/zij met de coaching wil bereiken, wat is het doel? Dit doel moet gerelateerd zijn aan de verzuimaanpak op school.

 

De leervraag moet gericht zijn op het voorkomen of terugdringen van het (ziekte) verzuim op de eigen school en kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

 

  • de vaardigheden van de schoolleider bij het voeren van de diverse gesprekken met de teamleden;
  • het herkennen en aanpakken van de eigen valkuilen bij het leidinggeven;   
  • de rol van de schoolleider bij het verbeteren van de verstandverhouding met en samenwerking binnen het team;
  • het tijdig herkennen van signalen bij medewerkers, die duiden op mogelijke uitval;
  • het ondersteunen van medewerkers bij hun re-integratie.

 

Een voorbeeld van een leervraag is: “Hoe kan ik mijn medewerker aanspreken op het pijnpunt (bijv. disfunctioneren of frequent verzuim), zonder dat de relatie geschaad wordt?”
Het doel hierbij kan zijn “Door de goede relatie te behouden, kan toekomstig verzuim van deze medewerker voorkomen worden”. 

 

In het verhaal van de directeur van de Holtkampschool leest u waar hij de subsidie Lerend Werken voor heeft aangevraagd.

 

Kan ik een coach inschakelen die werkzaam is binnen mijn bestuur?

Nee, de coach mag niet in dienst zijn bij de werkgever die de subsidie aanvraagt. Er moet sprake zijn van een externe begeleider.

Waarom moet de coach aangesloten zijn bij StiR en/of NOBCO of verbonden zijn aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten voor het Schoolleidersregister PO?

Bij het opstellen van de subsidieregeling is de individuele leervraag van de schoolleider als uitgangspunt genomen. Op basis van deze leervraag gaat de schoolleider op zoek naar een geschikte coach. Omdat de titel ‘coach’ geen beschermd beroep is (iedereen mag zich coach noemen in Nederland), heeft het Vervangingsfonds gezocht naar criteria waarmee de kwaliteit van de coach beoordeeld kan worden. In Nederland zijn er twee beroepsorganisaties voor coaches die over een keurmerk beschikken, dit zijn NOBCO* en StiR. Daarnaast geeft het Vervangingsfonds ook coaches die verbonden zijn aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten voor het Schoolleidersregister PO de mogelijkheid om deel te nemen aan de subsidieregeling.

Dit betekent niet dat coaches die niet aan de gestelde criteria voldoen geen kwaliteit leveren. Het Vervangingsfonds kan deze kwaliteit echter niet toetsen.

 

 

*Bij NOBCO gaat het specifiek om de zgn. EIA-aansluiting (waarbij vier niveaus mogelijk zijn). Met alleen de basis-aansluiting (of pre-EIA) is geen sprake van een keurmerk en voldoet de coach niet aan de voorwaarden van de subsidie Lerend Werken. Meer informatie over de EIA-aansluiting vindt u op www.NOBCO.nl.

Hoe vind ik een coach?

U zoekt als schoolleider, in overleg met uw werkgever, zelf een geschikte coach bij uw leervraag. Wellicht kent u zelf of iemand in uw omgeving een goede coach, die voldoet aan de voorwaarden*.

U kunt ook zoeken via http://www.stir.nu/register en http://www.nobco.nl/vind-coach*.

Coaches die verbonden zijn aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten van het Schoolleidersregister PO (de masteropleidingen of de trainingen/cursussen van het gecertificeerde professionaliseringsaanbod) mogen ook worden ingehuurd.

 

 

*Bij NOBCO gaat het om coaches met een EIA-aansluiting (hierbij zijn vier niveaus mogelijk). Coaches met alleen een basis-aansluiting (of pre-EIA) bij NOBCO voldoen niet aan de voorwaarden van de subsidie Lerend Werken.

Mijn coach is niet aangesloten bij StiR en/of NOBCO of verbonden aan een van de gecertificeerde opleidingstrajecten voor het Schoolleidersregister PO. Wat nu?

Wilt u de subsidie Lerend Werken aanvragen voor uw coaching traject, dan zijn er twee mogelijkheden:

  • U kiest voor een andere coach, die wel aan de genoemde voorwaarden voldoet;
  • Uw coach sluit zich alsnog bij StiR of Nobco* aan. Let op dat deze registratie geheel afgerond moet zijn, vóórdat de subsidie Lerend Werken wordt aangevraagd en gestart wordt met het coaching traject.

 

*Bij NOBCO gaat het specifiek om de zgn. EIA-aansluiting (waarbij vier niveaus mogelijk zijn). Met alleen de basis-aansluiting (of pre-EIA) voldoet de coach niet aan de voorwaarden van de subsidie Lerend Werken. Meer informatie over de EIA-aansluiting vindt u op http://www.nobco.nl/.

Hoe werkt de route van informeel leren voor herregistratie in het Schoolleidersregister PO?

Het coaching traject waarvoor u de subsidie Lerend Werken aanvraagt, alsmede uw deelname aan een Lerende Netwerk, kunnen mogelijk via het zgn. informeel leren bijdragen aan uw herregistratie in het Schoolleidersregister PO.

 

De subsidie Lerend Werken is door het Schoolleidersregister PO aangemerkt als bron voor informeel leren. Dit houdt in dat de subsidie gedeeltelijk aansluit bij één of meerdere  professionaliseringsthema’s en onderdeel kan uitmaken van de ontwikkeling van de schoolleider via informeel leren. 

 

SRPO_Symbool_Informeel_Leren_RGB

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vóórdat u met het coaching traject en Lerende Netwerk start, moet u wel al geregistreerd zijn in het Schoolleidersregister PO.

Het Schoolleidersregister PO staat verder los van het Vervangingsfonds. Het valideren van uw deelname aan het coaching on the job traject of het Lerende Netwerk regelt u zelf, rechtstreeks met het Schoolleidersregister PO.

Kijkt u voor meer informatie, de voorwaarden en contactgegevens op www.schoolleidersregisterpo.nl.

Ik wil een subsidieaanvraag indienen via 'Mijn Vf' maar zie nergens de subsidietool. Hoe los ik dit op?

Is de subsidietool in 'Mijn Vf' voor u als werkgever niet zichtbaar? Dan heeft u waarschijnlijk alleen een raadpleeg-autorisatie voor dit systeem. U dient dan een muteer-autorisatie aan te vragen, waarmee de subsidietool wel zichtbaar wordt in 'Mijn Vf'. Deze autorisatie vraagt u aan door een email te sturen naar  ..., o.v.v. uw naam en huidige inlogcode voor 'Mijn vf".

Algemeen

Wanneer worden de nieuwe (ziekte)verzuimcijfers gepubliceerd?

Elk jaar wordt, in opdracht van het Vervangingsfonds en het ministerie van OCW, onderzoek gedaan naar het (ziekte)verzuim van onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel in het primair onderwijs. Het hieruit voortvloeiende rapport  wordt in het najaar op onze website gepubliceerd.

Modernisering Vervangingsfonds

Delen:
FacebookTwitterLinkedInEmail
Delen:
FacebookTwitterLinkedInEmail